CENTRE INFORMATIQUE UNIVERSEL
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Formation Office & IA : productivité et automatisation moderne
Résumé
Cette formation de 2 jours révolutionne l’approche bureautique classique en alliant les fondamentaux d’Office aux capacités de l’intelligence artificielle. Elle cible les pratiques administratives modernes : gestion intelligente des emails, modèles de documents automatisés, automatisation de slides, tableaux et rédaction assistée par l’IA. Grâce à des mises en situation concrètes et à l’usage d’outils numériques innovants, les participants gagnent en efficacité, optimisent leur temps de travail et produisent des documents de qualité professionnelle.
Objectifs
- Gérer efficacement une boîte mail Outlook : règles, modèles, tri automatique
- Rédiger des documents Word, Excel, PowerPoint rapidement avec l’aide de l’IA
- Créer des templates dynamiques utilisables via Copilot/ChatGPT (mail, rapport, présentation)
- Appliquer des astuces de productivité modernes (shortcuts, QuickParts, modèles)
- Concevoir un workflow intégré Office + IA adapté au contexte administratif
Modalités
Tarif : 1200 € HT / pers
Durée : 2 jours – 14 heures
Modalités :
Présentiel
Prérequis :
Bonne connaissance de base de Windows et de la suite Office (niveau initiation ou intermédiaire).
Public cible
Professionnels administratifs, assistants, gestionnaires, secrétaires souhaitant moderniser leurs outils bureautiques. Salariés ou agents souhaitant gagner en efficacité avec l’IA intégrée aux outils Office.
Suivi & évaluation des acquis
Auto-évaluation, QCM de fin de formation, observation lors des exercices pratiques
Programme
1. Gestion moderne des emails avec Outlook
– Créer et appliquer des modèles de courriels (réponses rapides)
– Automatiser le tri avec des règles et dossiers intelligents
– Utiliser les rappels et listes de tâches intégrés
Exercice : configurer une boîte Outlook avec règles et templates actifs
2. Rédaction assistée par IA dans Word
– Utiliser Copilot ou ChatGPT pour générer et reformuler du texte
– Créer des modèles de documents adaptatifs (courrier, rapport)
– Appliquer des QuickParts et autotextes dynamiques
Exercice : générer et personnaliser rapidement un document avec l’IA
3. Templates Excel automatisés
– Créer un modèle de tableau dynamique (suivi, budget…)
– Insérer des formules avec suggestions IA
– Automatiser les rapports avec des modèles réutilisables
Exercice : créer un template Excel automatisé via suggestion IA
4. Création rapide de présentations PowerPoint
– Générer des slides à partir de prompts (structure, texte, style) avec IA
– Utiliser des modèles visuels cohérents pour gagner du temps
– Ajouter des transitions et animations automatiques intelligentes
Exercice : créer un mini-diaporama via génération IA
5. Workflow intégré Office + IA
– Passer d’un email à un document, puis à une présentation en un flux homogène
– Utiliser des modèles inter-compatibles (Word → Excel → PowerPoint)
– Optimiser la synchronisation de contenu via IA
Exercice : créer un workflow complet basé sur un cas réel administratif
6. Astuces de productivité avancée
– Utiliser les QuickParts, blocs réutilisables, et formulaires Office
– Sauvegarde rapide, templates cloud, intégration Teams/SharePoint
– Conseils pour éviter les erreurs de frappe, accélérer la création
Exercice : appliquer une astuce pour gagner du temps sur un processus Office
7. Conclusion et bonus CIU
– Récapitulatif des bénéfices et livrables IA créés pendant la formation
– Conseils pour déployer les automatisations dans l’équipe/organisation
– Bonus CIU :
– Extensions IA intégrées : Outlook, Word, Excel
– Applications mobiles sous-exploitées de Microsoft 365
– Collecte de données via QR code avec Microsoft Forms
Exercice : implémenter une extension IA sur son contexte professionnel